Saya akan buktikan, pengaplikasian automasi ringkas dalam tugasan pejabat sebenarnya sangat membantu dalam meningkatkan kecekapan operasi harian. Terutamanya bagi IKS, yalah, sumber tenaga dan wang terhad. Produktiviti harian pula tersangatlah penting untuk kelangsungan syarikat.
Izinkan saya ceritakan, semasa bertugas sebagai pengurus sebuah pusat tuisyen, saya perhatikan kesalahan dalam laporan tuntutan kewangan bagi kakitangan dan tutor adalah masalah yang berulang-ulang.
Hal ini berlaku kerana kakitangan pentadbiran terpaksa memproses borang tuntutan secara fizikal, membuat kiraan pada satu baris ke satu baris menggunakan kalkulator, selepas itu, barulah semua data dan angka yang telah dikira dimasukkan dalam hamparan (spreadsheet) Microsoft Excel yang akan membuat kiraan ringkas untuk menjumlahkan semua angka-angka tadi dalam laporan tuntutan kewangan. Sepanjang proses tersebut, boleh berlaku beberapa kesalahan disebabkan oleh faktor manusia (seperti mengira angka dalam baris yang salah, memasukkan data yang salah, dan seumpamanya).
Ralat manusia: sumber imej
Untuk mengelakkan ralat, seseorang yang lain (jika berkesempatan) perlu melakukan pemeriksaan semula untuk memastikan laporan yang dibuat adalah betul supaya pembayaran boleh dibuat kepada tutor dan kakitangan. Seluruh proses ini memakan masa!
Saya bagaimanapun, percaya bahawa ralat faktor manusia boleh dikurangkan dengan mengurangkan peranan manusia dalam tugasan berulang dan membosankan ini.
Memeriksa laporan tuntutan: sumber imej
Oleh itu, pada satu hari, apabila saya berkelapangan daripada sesi mengajar (untuk maklumat anda, saya mengajar kebanyakan kelas sains dan matematik untuk mengoptimumkan kos), saya duduk di hadapan komputer dan mulakan operasi mengautomasikan tugasan-tugasan menggunakan hamparan (spreadsheet) Microsoft Excel. Matlamat saya ialah untuk mengehadkan peranan manusia hanya sekadar memasukkan data daripada borang fizikal dan menyerahkan kepada Microsoft Excel untuk melaksanakan keajaibannya.
Saya mulakan dengan membina hamparan pangkalan data yang menyenaraikan semua kakitangan dan tutor, beserta dengan data yang berkaitan dengan mereka, contohnya kadar bayaran mereka yang pelbagai (sebenarnya kadar bayaran yang ditetapkan oleh pihak atasan sangat dinamik, maka pengiraannya tidak semudah mendarabkan jumlah jam dengan kadar bayaran perjam), PERKESO, KWSP, dan lain-lain.
Selepas itu saya membuat sebuah lagi hamparan yang akan mengambil input daripada kakitangan yang akan memasukkan data. Dalam hamparan ini, saya mengambil keputusan untuk mengelakkan kesalahan semasa menaip dengan menggunakan senarai bawah (drop-down list) untuk hampir kesemua entri, seperti nama kakitangan/tutor (yang disambungkan dengan hamparan pangkalan data yang telah dibina, yang secara automatiknya akan memuatkan maklumat berkaitan seperti kadar bayaran dan seumpamanya), jam dan minit setiap kelas, jenis kelas, bilangan murid dan pelbagai lagi.
Oh ya, pengiraan masa menggunakan Microsoft Excel agak mencabar untuk dibuat bagi kali pertama, lihat pautan ini jika anda mahukan panduan mengenainya (atau boleh juga hubungi saya untuk bantuan).
Senarai bawah: sumber imej
Kemudian, saya bina satu lagi hamparan yang akan melakukan semua pengiraan di belakang tabir. Di sini saya gunakan beberapa fungsi bersarang IF (nested function) untuk mengekstrak data yang tepat daripada hamparan pangkalan data. Semasa menyiapkan hamparan ini, ada beberapa kali saya terpaksa melakukan beberapa perubahan terhadap hamparan pangkalan data kerana limitasi pada Excel, yalah, ini bukannya Python, R, atau SQL…
fungsi bersarang IF : sumber imej
Dan akhirnya, saya buat satu lagi hamparan yang menyerupai hamparan yang biasa digunakan oleh kakitangan pentadbiran sebelum ini, cuma kali ini, semuanya telah diautomasikan, iaitu semua data dan angka diekstrak daripada pengiraan disebalik tabir. Kini kakitangan pentadbiran hanya perlu cetak dan hantarkan pada pihak atasan, semudah itu!
Begitulah! Oh ya, pastilah di awalnya, kakitangan pentadbiran mengalami sedikit isu untuk menyesuaikan diri menggunakan kaedah baru, tetapi seperti peribahasa, “alah bisa, tegal biasa”, lama kelamaan mereka semakin mahiur menggunakannya dan sekarang kerja-kerja pentadbiran telah diringkaskan kepada mengklik entri data berbanding dengan menaip, dan dalam masa yang sama, risiko kesalahan dalam tugasan telah direndahkan.
Bagaimanapun, maaf, tiada gambar yang boleh saya kongsikan kerana hamparan Excel tersebut terletak dalam komputer pusat tuisyen, oleh kerana saya tidak lagi bekerja di sana, maka saya tiada lagi akses terhadapnya.
Nota: Saya memilih untuk meletakkan jawatan semasa pandemik Covid-19 atas beberapa faktor, tetapi yang terutamanya ialah saya merasakan sudah sampai masanya untuk meningkatkan kemahiran saya dalam pengekodan dan bekerja dengan data seterusnya membina karier daripada kemahiran ini. Juga, kepada mereka yang telah diberhentikan kerja semasa pandemik ini, saya doakan semoga kita semua diberikan kemudahan dan rezeki yang lebih baik pada masa akan datang. Teruskan berusaha, bak kata pepatah, “jika tidak dipecahkan ruyung, mana boleh mendapat sagu!”
